Cibernética
aplicada
A Metáfora
O
Computador e o Sistema de Informação
Pré-requisito para a
Informatização
Requisitos de um Sistema
de Informação
A restruturação dos
negócios
A computação e a
Produtividade
A TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO
A humanidade trabalha com a informação há milhões de anos, entretanto, nas últimas décadas houve um desenvolvimento surpreendente nessa área, através da utilização da tecnologia, destacando-se pela utilização intensa de computadores.
Estamos vivendo uma época toda especial. A velocidade da informação é incrível, tudo muda toda hora, nada é constante. A facilidade com que se deteriora a informação é fantástica, e ao mesmo tempo inacreditável. Estamos presenciando o surgimento de novos negócios que até pouco tempo eram inimagináveis, como a indústria de componentes eletrônicos, que emprega milhões de pessoas, e os serviços de telecomunicações de dados e difusão eletrônica de informações. Além dos acima citados, inúmeros outros negócios surgiram, em conseqüência dessa evolução, que está longe de atingir o seu limite, mais recentemente podemos citar os negócios de compra e venda que são realizados eletronicamente via Internet.
O conhecimento
humano levou mais de um milhão de anos para chegar à fase agrícola; milhares de
anos depois chegou à fase industrial, alguns séculos depois atingiu a
eletrônica e em poucas décadas chegou a biotecnologia. Estudos demonstram que o
conhecimento acumulado pela população, dobra no mundo a cada quatro anos.
Estima-se que a partir do ano 2000, vai dobrar a cada vinte meses.
A Internet registra crescimento acelerado: Um
relatório do governo norte-americano intitulado "A Economia Digital
Emergente" revelou que a Internet está crescendo de forma realmente
alucinante. As estatísticas são surpreendentes: o tráfego na Internet tem
dobrado a cada 100 dias e o comércio via rede deve ultrapassar os US$300
bilhões em 2002. Em 1994 apenas três milhões de pessoas estavam conectadas à
rede. No final do ano passado, este número já ultrapassava 100 milhões. O mais
interessante é que a Internet está crescendo mais rapidamente que qualquer
outra tecnologia anterior a ela. O rádio existiu por 38 anos antes de ter 50
milhões de ouvintes, e a televisão levou 13 anos para alcançar esta marca. A
Internet cruzou a linha em apenas quatro anos! O comércio eletrônico também dá
indícios de que vai explodir em breve. Em torno de dez milhões de pessoas nos
Estados Unidos e Canadá compraram pela Web até o final de 1997, comparado a 4,7
milhões de consumidores apenas seis meses antes.
As informações se multiplicam num ritmo tão intenso que é cada vez mais, impossível a qualquer pessoa, inclusive ao leitor mais voraz, ficar atualizado com tudo o que se publica. Os executivos não podem mais estar informado de tudo o que se produz em sua área de atividade, porque mesmo se dedicando a estudar todo o seu tempo, não seria suficiente.Os computadores atuais são como armários com gavetas, para achar uma informação você tem que abrir cada gaveta e procurar em documentos (pastas) que estão organizadas em alguma ordem (alfabética, numérica, etc). Esse sistema de arquivos e diretórios foi criado por programadores para programadores. Hoje na internet e nos computadores, há bilhões de informações em páginas, que são arquivos, e cada um tem nome e endereço (URL), isso é humanamente impossível para ser manuseado. É como se num rebanho de milhares de cabeça de gado, você tivesse que identificar individualmente cada animal. Será preciso encontrar outra forma de organizar informações, mais similar a mente humana, mais complexo. Os elementos memorizados pelo ser humano não possuem nomes e não são ordenados em pastas, eles são acessados por conteúdo e relacionamento, lembranças (passado, presente, futuro). Na ciência da computação já se trabalha com conceito similar, chamado de lifestream, que consiste em organizar as informações em formas parecidas com a da mente humana.
Os jornais circulam com uma velocidade jamais imaginada no passado, a televisão, com suas parabólicas, é capaz de levar o seu sinal a locais nunca antes imaginado, rompendo com tradições, regionalismos, culturas, tornando realidade o que já no passado se chamava, a aldeia global.
As crianças tem experimentado sem saber as novas mudanças, só que os adultos que são encarregados pela formação dessas crianças, não se dão conta do que está ocorrendo, portanto, não são capazes de tirar o melhor proveito da transformação que estão vivendo.
A informação tem propriedades interessantes, tais como:
"A informação valiosa, é aquela que é passada correta, na hora certa, para pessoa certa."
"Quem troca dinheiro ou mercadoria ao final da operação tem a mesma quantidade de dinheiro ou mercadoria de forma diferente, mas quem troca uma informação, ao final da operação tem duas informações"
Alguém já disse: Conhecimento é poder. Desde que bem utilizado.
Um dos grandes desafios da década é tornar as empresas cada vez mais competitivas, flexíveis e produtivas. Para isto é necessário dispor das informações na forma como a companhia faz seus negócios e não na maneira como os dados estão organizados.
O mundo está se transformando em uma rede entrelaçada de corporações computadorizadas. À medida que o intercâmbio de dados eletrônicos entre as organizações cresce com as redes inter corporativas, as oportunidades tornam-se cada vez menores. As ferramentas técnicas que a tecnologia da informação fornece têm-se tornado indispensáveis às operações fundamentais de todas as funções operacionais. Seja política de seguros, seja o planejamento de chegada de matéria-prima para centros produtores, ou ainda a remessa de pacotes por via expressa, as ferramentas de informática se transformaram virtualmente nas funções básicas que as pessoas usam para trabalhar manualmente.
Estamos vivendo um mundo de controle de estoques imediato, transferência eletrônica de fundos, resultados das vendas e situações de clientes on-line, comércio programado, os computadores das empresas fazendo pedidos diretamente entre si, e a automação de muitas decisões.
Numa companhia industrial, por exemplo, a informática têm campo de ação que envolve responsabilidade por toda a empresa. Freqüentemente relatórios para tomadas de decisão são extraídos de sistemas em produção especializados em áreas funcionais, como vendas, contabilidade, financeira ou pessoal, o que envolve vários bancos de dados, diferentes plataformas e equipes distintas. É preciso quebrar barreiras departamentais, preservando investimentos já feitos em hardware e software e permitindo que as informações estejam disponíveis em todos os sistemas.
Podemos
desperdiçar grande parte do investimento realizado em tecnologia de informação
se os recursos não forem muito bem administrados, e a responsabilidade primeira
por esta administração cabe diretamente ao principal executivo da empresa, seja
seu título de Presidente, Diretor, ou Proprietário. Não têm como se esconder
desta responsabilidade, podendo até delegar algumas funções, mas sempre deverá
conduzir o processo decisório, decidindo para onde deseja caminhar, e quais as
informações são necessárias e fundamentais para atingir as metas a que se
propõe, e isso é indelegável. Podemos citar algumas poucas razões possíveis
para que o número um procure pela abdicação da responsabilidade pela condução
do processo de informatização:
Estamos certos de que esta abdicação é totalmente prejudicial à organização. A delegação de responsabilidades para o gerente de recursos de informática é um perigoso engano.
Com a explosão das tecnologias da informação, a circulação internacional de capitais constitui o novo eixo da economia mundial. Desde 1988, segundo o Word Investiment Report, da ONU, as transações cambiais cresceram 4,2 vezes, e estimado para 1993 um movimento de US$ 1,7 trilhão por dia.
O mercado mundial de ações, interligado por uma crescente malha fina de teleprocessamentos via satélite e por fibras óticas, chega a movimentar US$ 4 trilhões por dia. A bolsa de São Paulo já chega a atingir US$ 300 milhões.
Decidir é escolher. Para escolher é preciso estar informado sobre as diversas opções possíveis, avaliar as vantagens e os inconvenientes de cada uma delas. Na medida em que se pode relacionar os precedentes, raciocinar por analogia, e que se depara com possibilidades limitadas de escolha, não é preciso haver muita informação para decidir, e essas informações não necessitam de muita exatidão. É suficiente possuir uma sólida experiência.
O que é cibernética? É a disciplina que estuda sistemas autônomos. Por exemplo: quando um termostato é colocado num aparelho de ar condicionado, estamos colocando inteligência" numa máquina. O ar-condicionado consegue assim ligar e desligar sem a interferência do ser humano. O único estímulo que vai interferir no seu funcionamento é a temperatura do ambiente onde o aparelho foi instalado. A temperatura é o feedback, dizendo ao ar-condicionado para ligar ou desligar. Em um sistema cibernético, como é o caso do ar-condicionado ou da inteligência interpessoal, controla o sistema o elemento que tiver maior responsabilidade.
Esta é uma lei básica da cibernética: "A lei da variedade de requisitos". Esta lei nos mostra que quanto mais opções (habilidade de resposta) um elemento do sistema possuir, maior é o seu poder (habilidade de geração) perante os outros elementos do mesmo sistema. Para que essa lei seja aplicada na sua íntegra, dois componentes são necessários: consciência e flexibilidade.
Quando duas ou mais pessoas estão se comunicando , um sistema cibernético é estabelecido. O elemento com maior número de opções (informação, consciência e flexibilidade) controlará o sistema. Se o interlocutor tem quatro modos de dizer "não" à sua proposta e você possui cinco modos de apresenta-la , as chances de você convencê-lo se multiplicam. Isso significa que você possui uma inteligência interpessoal superior e capaz de fazer maior número de distinções na conversa, tornando o invisível visível. Percebendo mais e aumentando as possibilidades de intervir.
Não faz sentido ser exato em relação a algo, se você nem mesmo sabe o contexto em que está falando. A habilidade de se expressar é, provavelmente, a mais importante de todas as que uma pessoa pode possuir. Depois da alimentação, comunicação, é a mais básica e vital de todas as nossas necessidades. O problema tratado é o da informação, esse recurso vital, que condiciona a eficiência de todos os outros, porque é dela que depende, finalmente, o sucesso ou fracasso das decisões tomadas pelos diversos responsáveis de uma empresa.
A produtividade está na ordem do dia. Nos meios empresariais, ela é uma das palavras mais usadas ultimamente, tanto a nível corporativo como no pessoal. Nessa busca por mais eficiência, empresas e profissionais contam com os serviços da informática, que já é aceita sem discussão como ferramenta imprescindível. Toda atividade que se realiza numa empresa sempre tem um componente físico e um componente informação, toda atividade sempre cria e emprega algum tipo de informação. No entanto, existe nesse aspecto uma aparente contradição. Pesquisas feitas no Estados Unidos apontam que a presença do computador não aumentou a eficiência das empresas na proporção que se esperava .
Mesmo as ferramentas mais rústicas demandam de seu usuário um tempo mínimo de aprendizado. O aprendizado é um processo que não tem fim. Mostraremos isso através do modo mais poderoso de ensinar e de se comunicar: A METÁFORA.
"No Alasca, um esporte tradicional é cortar árvores. Há lenhadores famoso, com domínio, habilidade e energia no uso do machado. Querendo se tornar também um grande lenhador, um jovem escutou falar do melhor de todos os lenhadores do país. Resolveu procura-lo. --Quero ser seu discípulo. Quero aprender a cortar árvores como o senhor. O jovem empenhou-se no aprendizado das lições do mestre, e depois de algum tempo achou-se melhor que ele. Mais forte, mais ágil, mais jovem, venceria facilmente o velho lenhador. Desafiou o mestre para uma competição de oito horas, para ver qual dos dois cortaria mais árvores. O desafio foi aceito, e o jovem lenhador começou a cortar árvores com entusiasmo e vigor. Entre uma árvore e outra, olhava para o mestre, mas na maior parte das vezes o via sentado. O jovem voltava às suas árvores, certo da vitória, sentindo piedade do velho mestre. Quando terminou o dia, para grande surpresa do jovem, o velho mestre havia cortado muito mais árvores do que o seu desafiante. Mas como é que pode? -- surpreendeu-se. -- Quase todas as vezes que olhei, você estava descansando! -- Não, meu filho, eu não estava descansando. Estava amolando o machado. Foi por isso que você perdeu.
Não é necessário nenhum esquema teórico para manejar um machado: basta lançar com força a sua lâmina cortante contra a madeira. Na prática, porém, os procedimentos não são assim tão singelos, e a experiência incumbe-se de ensinar ao lenhador os melhores ângulos de ataque e como cortar mais empregando menos força.
Com o computador não é diferente. Os usuários desta tecnologia estão apenas começando a equacionar as formas de utiliza-la para obter os melhores resultados tanto no trabalho em grupo como nas tarefas pessoais. É necessário uma mudança radical na forma como fazemos nosso trabalho, como criamos valores para os consumidores, como projetamos, inventamos, fabricamos produtos, e como servimos nossos clientes. Isso significa que é necessário repensar e redesenhar os processos atuais. Automatizar áreas problemas é automatizar a confusão.
O computador e o sistema de informação:
A simples introdução de recursos de processamento eletrônico de dados nos Sistemas de Informação de uma organização, não representa uma garantia de solução de seus problemas. Por si só, o computador não assegura que a organização passe a contar com sistemas de alta qualidade.
Se alguém não sabe o que deseja, nenhum processo de desenvolvimento o satisfará, não importa o quanto seja exato, engenhoso, ou eficiente. E é por isso que os trabalhos de definição de requisitos são elaborados, de modo a não projetar-se sistemas que as pessoas não desejem. Além disso, nem sempre as pessoas compram o que precisam, mas sempre desejam o que compram, mesmo que esse desejo seja transitório. Entretanto, observamos que esclarecendo seus desejos algumas vezes as pessoas sabem claramente o que desejam e o que não.
A não ser que sejam cuidadosamente controladas, a habilidade do computador para criar informações rapidamente ultrapassa a capacidade do usuário de absorve-las. Ao invés de usarem o computador para poupar tempo, o usamos para compilar e comutar informações.
Sem dúvida, os computadores simplificaram as tarefas básicas, mas também possibilitaram o surgimento de opções e potenciais totalmente novos. reduziram a carga de trabalho das pessoas em 30 %, mas acrescentaram 300 % mais trabalho. Hoje as secretárias além de datilografar os documentos, precisam escolher o tipo de letra, o tamanho adequado da margem, etc. Onde concluímos que os computadores diminuem postos de trabalho, exigindo mais desenvolvimento intelectual dos profissionais.
Os antigos a muito tempo já diziam "tempo é dinheiro". Cada vez mais o tempo tem mais valor. A corrida contra o tempo é mais visível nas áreas ligadas ao desenvolvimento de novos produtos e à fabricação. A aplicação da técnica de compressão de tempo, que imprime maior velocidade às decisões das empresas, faz prodígios nos processos de planejamento da produção. Com o auxilio de computadores à disposição das equipes de vendas e de logística, é possível reduzir o tempo que decorre entre a entrada dos pedidos da fábrica e a entrega do produto de semanas para dias. É possível detectar instantaneamente variações na demanda e preparar a rede de suprimentos para atender adequadamente.
A utilização inteligente da tecnologia da informação é fator de diferenciação. Em setores como os bancos, por exemplo, o emprego dos recursos da automação nas diversas atividades vem alterando as características do próprio negócio, facilitando cada vez mais a vida dos clientes. Dos caixas eletrônicos aos serviços de telemarketing e atendimento telefônico, os bancos vêm investindo fortunas na tecnologia da informação, utilizando recursos tecnológicos, com propósitos claros da busca de novas facilidades e recursos, para o processamento e distribuição de informações, empregando o desenvolvimento técnico obtido na computação e nas comunicações.
Ao procurar um número de telefone, conferir seu saldo bancário, escrever um resumo, cuidar da velocidade do seu carro, etc., você está processando dados. O resultado de suas atividades em processamento de dados é a informação que você usa para dirigir suas atividades. Quanto melhor informado você estiver mais facilmente alcançará seus objetivos. Podemos citar pelo menos três motivos combinados que tornam o processamento de informações tão importantes em organizações:
A complexidade crescente da sociedade moderna;
A administração científica;
A tecnologia da informática.
O constante crescimento das empresas, ao mesmo tempo e na mesma proporção em que afasta os administradores de alto nível da supervisão mais direta das operações, tende a tornar cada vez mais crítico o recurso da informação , e consequentemente necessário o processamento eletrônico de dados.
As organizações podem ser consideradas como sistemas, criados em função de objetivos, que em geral está ligado à uma transformação e satisfação de necessidades, gerando ou não lucro. Em princípio as atividades na organização existem e podem ser avaliadas em função da sua contribuição para que aqueles objetivos sejam atingidos. Isto fornece base para a definição de subsistemas, tais como os Sistemas de Informação que compreendem as atividades de comunicação na organização, cujo objetivo é fornecer a informação requerida pela organização como um todo.
Existem muitas formas de conceituarmos informação, dependendo do ângulo de observação e do campo de conhecimento em que se procure tal conceito. Do ponto de vista específico de Sistema de Informações, construídos através de processamento eletrônico de dados, examina-se o conceito a partir do entendimento da informação como resultado do tratamento de dados. Podemos entender um dado como um item elementar da informação, que tomado isoladamente não transmite nenhum conhecimento, ou seja, não possui significado intrínseco, podemos assim definir informação como o resultado de fatos e idéias relevantes, ou seja dados processados e transformados numa forma inteligível para quem os recebe, e tem utilidade, valor real ou aparente para tomada de decisões.
Sistema de informação é um componente do sistema organizacional. É uma rede espalhada pela organização inteira, utilizada por todos os outros componentes da mesma. Seu propósito é obter informações dentro e fora da organização, processa-las e torná-las disponíveis para os outros componentes, quando e onde necessitarem, e apresentar as informações exigidas pelos que estão fora da organização.
Os Sistemas de Informações são utilizados, em geral, para orientar a tomada de decisão em três níveis diferentes na administração de uma organização: o operacional, o tático e o estratégico.
Para permitir a tomada de decisão adequada, a informação deve estar sempre disponível a quem a requereu , em uma forma facilmente utilizável e compreensível, a tempo de auxiliar nas tomadas de decisões e a custo razoável, caso contrário as pessoas não poderão utilizá-la. Manter a informação prontamente acessível para uso futuro é, portanto, um dos principais e mais comuns objetivos de um Sistema de Informação.
Um Sistema de informação possui três componentes principais: Dados, Sistemas de Processamento de Dados e os canais de Comunicação. O total de unidades vendidas, datas, descrição de produtos e nomes de clientes, e outros, são exemplos de dados. Os dados são adquiridos inicialmente pelo Sistema de Informação de seu ambiente.
O Sistema de Processamento de Dados armazena, recupera, processa, e transforma os dados em conjuntos de informações relevantes, como por exemplo: relatório de vendas por produto vendido por mês, a folha de pagamento de funcionários, etc., e os distribui pela organização pelos canais de comunicação, com a finalidade de aumentar sua utilidade e conseqüentemente seu valor, transformando-os em informação. A utilização do computador, pela sua capacidade de armazenar enormes quantidades de dados e de processá-los a grandes velocidades, pelos recursos que oferece para aumenta a confiabilidade da informação e pelas possibilidades que introduz de retenção, recuperação, pesquisa e transmissão de informações, distingue um sistema de alta qualidade.
É difícil ver uma revolução quando se está no meio dela. Estamos vivendo uma revolução, no que diz respeito ao trabalho da humanidade. As implicações sociais são grandes. Ao final dessa revolução teremos fábricas altamente automatizadas, canais de distribuição e serviços com redes de computadores integradas. Daqui a cinqüenta anos, voltando os olhos ao passado, iremos rir do que fizemos com os computadores até hoje. Exatamente como ocorre quando olhamos as gerações anteriores que viram o surgimento das máquinas a vapor, dos motores de combustão e outras evoluções. A usar qualquer tecnologia. A exemplo de Marconi, que inventou o rádio, mas não sabia sua aplicação. Ele pensou ter inventado uma variação do telegrafo, foram necessários vários anos para seu aperfeiçoamento. Nos livros de história do futuro, a geração atual será lembrada como aquela que assistiu à emergência de uma nova sociedade, baseada na disseminação rápida e ampla da informação na forma de sinais eletrônicos.
Veremos a evolução da informática, mudando a sociedade, e ficaremos surpresos ao descobrirmos que no processamento de dados inicialmente, sistemas distintos eram desenvolvidos separadamente, incompatíveis entre si, e para serem combinados exigiam muito esforço, e manualmente. Ficaremos maravilhados ao constatarmos que as empresas sobreviveram aos primeiros programas, desintegrados.
Estamos vivendo uma época toda especial. A velocidade das informações é incrível, tudo muda toda hora, nada é constante, essa evolução está longe de atingir o seu limite.
Pré-requisito para a informatização
Numa pequena e média empresa, para uma bem-sucedida implantação de sistemas aplicativos através de microcomputadores, devem ser considerados três pré-requisitos essenciais:
a) Os diretores ou proprietários da empresa devem se comprometer a enfocar os problemas e as atividades a serem informatizadas de forma sistemática e um deles deve dedicar considerável tempo para a definição dos requisitos do sistema, para supervisionar a sua implantação e operação;
b) O trabalho a ser executado deve ser definido adequadamente;
c) O custo total deve ser estimado e assumido.
O comprometimento dos diretores da empresa com o projeto de informatização pode parecer um requisito óbvio; contudo, com as preocupações diárias de produção, vendas e finanças, muitos acabam não tendo tempo para desligar-se dos problemas rotineiros e assumir um envolvimento de longo prazo, necessário à implantação adequada dos sistemas no computador. Além disso podem também ser omitidos detalhes importantes na definição do sistema, prejudicando todo o projeto, causando a utilização inadequada do sistema de computação. Mesmo após a implantação de sistemas, continuará a necessidade de comprometimento e envolvimento dos dirigentes da empresa. as situações empresariais são dinâmicas e a experiência com o uso do computador provoca modificações organizacionais. É importante que os dirigentes consigam que estas modificações se realizem de forma e velocidade compatíveis com a estrutura e as necessidades da empresa.
Os dirigentes da empresa devem manter controle sobre todo o processo de informatização. Essa responsabilidade não deve ser delegada a um consultor externo ou a um funcionário, e muito menos a um fornecedor ou produtor de software
Requisitos de um Sistema de Informação
Um sistema de informações eficaz deve basicamente satisfazer os seguintes requisitos:
O computador, pela sua capacidade de armazenar considerável volume de dados e de processá-los a grandes velocidades, pelos recursos que oferece para aumentar a confiabilidade da informação e pelas possibilidades que introduz de retenção, recuperação, pesquisa e transmissão de informações, é um equipamento adequado para a implementação de sistemas de informação de alta qualidade. Porém, a simples introdução de recursos de processamento eletrônico de dados nos sistemas de informação de uma organização, não representa uma garantia de solução de seus problemas. Por si só, o computador não assegura que a organização passe a contar com sistemas de alta qualidade. Ao mesmo tempo, porém, sem o seu emprego, certas necessidades e benefícios objetivados no planejamento dos sistemas podem não ser factíveis, e até mesmo pode não ser possível encontrar soluções viáveis para determinados problemas.
No contexto atual, torna-se cada vez mais imprescindível para as empresas automatizar seus sistemas de informação, com o risco de, se não o fizerem, passarem a ser menos competitivas, menos ágeis, e até mesmo não sobreviverem. Nesse sentido, o primeiro passo para iniciar-se um processo de informatização é a identificação das necessidades de informação e das aplicações a serem informatizadas.
A restruturação dos negócios e a tecnologia da informação.
As empresas, hoje em dia, reconhecem que para permanecerem competitivas, devem modificar sua maneira de fazer negócios. Os modelos atuais sejam organizacionais ou operacionais, estão sendo questionados. O resultados destas mudanças será uma nova empresa, com novas regras, aptas para atender a demanda de um mercado em constante mutação. Esta mudança de paradigmas não afetará somente os negócios da organização, mas terão um profundo efeito na utilização da tecnologia da informação.
O principal desafio para as empresas dos anos 90 será permanecerem competitivas em um mercado global Deverão enfrentar desafios como segmentação de mercado, e um novo e maior nível de concorrência, tanto em casa quanto a nível internacional.
As economias de escala, que eram vantajosas em um mercado grande e monolítico, também estão desafiadas. À medida que muitos destes mercados estão se fragmentando, gerando nichos menores, com necessidades específicas e diversas, aparece uma maior demanda por parte dos consumidores para questões como variedade de produtos, melhoramentos contínuos e respostas rápidas.
Neste novo ambiente, as empresas que estão acostumadas a competir baseadas nos ganhos obtidos com economia de escala, estarão perdendo "market share" para os concorrentes que conseguirem identificar rapidamente as mudanças deste mercado, que detectem e avaliem oportunidades de negócio e transformem suas idéias em ações, no menor intervalo de tempo possível.
As estruturas de comando e controle devem ser reavaliadas, Nem sempre o modelo hierárquico (copiado da estrutura militar prussiana) será apropriada para o atual clima de competição. O modelo de comando e controle assume que o conhecimento reside exclusivamente no topo da organização, com as decisões caminhando de cima para baixo ("comando") e as informações de baixo para cima ("controle").
A abordagem hierárquica apresenta algumas desvantagens. Uma delas, é desconhecer que as empresas possuem um grande número de funcionários com conhecimento em seus níveis mais baixos. A estrutura de comando e controle priva a organização do espírito empreendedor e das idéias inovadoras que podem vir desses funcionários. Outra, é que esta estrutura criou vários níveis de gerência cuja principal responsabilidade é basicamente passa informações entre os níveis da hierarquia.
Assim, são necessárias novas estruturas organizacionais baseadas em grupos de trabalho. Esses grupos são constituídos de funcionários que possuem conhecimentos sobre várias funções. Aos grupos são dados objetivos e linhas de ação específicas, ao invés de instruções detalhadas passo a passo. Esses grupos possuem autonomia quase total para atingir seus objetivos, e reportam as informações e resultados diretamente à alta gerência.
A economia globalizada depende fundamentalmente das informações e da habilidade das coordená-las de maneira rápida e fácil. Portanto, a tecnologia da informação será o principal facilitador nesta mudança de paradigma.
O papel a ser desempenhado pela tecnologia da informação será em grande parte determinado pelos resultados da reestruturação dos negócios atuais. Esta reestruturação deverá ser usada para alinhar as operações e alcançar a integração necessária. Para entendermos o impacto desta reestruturação, vamos rever como a tecnologia da informação tem refletido a organização.
No início, as empresas automatizaram as tarefas manuais. Esta atividade se concentrou na informatização de formulários, cálculos e arquivos manuais. Como resultado, os mesmos processos passaram a ser feitos de maneira mais rápida e precisa. Em alguns casos estas novas aplicações da tecnologia levaram a criação de vantagens competitivas. Porém, para a maioria das empresas, os processos que foram simplesmente automatizados não produziram ganhos significativos de produtividade.
Posteriormente, as empresas começaram a tirar vantagens das bases de conhecimento espalhados dentro da organização, construindo pontes entre as diferentes ilhas de computação. Através da integração, buscavam facilitar o compartilhamento e a comunicação eletrônica de informações. A informação fluiria de maneira mais rápida e fácil entre os departamentos, e os tomadores de decisão teriam à sua disposição todos os dados necessários para uma decisão bem fundamentada. Entretanto, na prática, o resultado não trouxe os retornos esperados em relação a seus altos investimentos.
Com a reestruturação dos negócios, o aspecto principal é revisar os objetivos da organização e determinar se os processos atuais fazem sentido. Até o momento, esses processos têm sido otimizados, mas não questionados. Na verdade, os investimentos em automação e integração focaram a eficiência: (fazer certo as coisas), enquanto que a reestruturação foca a eficácia (fazer as coisas certas).
O processo de reestruturação consiste em quebrar o fluxo do trabalho em atividades distintas, identificando os objetivos de cada uma destas atividades. Esses objetivos devem então ser questionados. Quem faz esta atividade? Esta atividade é realmente importante? O que aconteceria se eliminássemos esta atividade? O que o processo anterior poderia fazer para facilitar a vida deste processo? O que podemos fazer neste processo a fim de facilitar ou eliminar o próximo processo? Quais processos podemos fazer em paralelo?
As respostas à estas questões serão utilizadas par montar um novo fluxo de trabalho consistindo de métodos, ferramentas e organizações desenvolvidas expressamente para atingir os objetivos estabelecidos. tais fluxos de trabalho podem conseguir ganhos significativos de produtividade.
Nos anos 90, as empresas deverão evoluir sua infra-estrutura de tecnologia de informação, de modo a permitir atender às demandas advindas da mudanças de paradigmas e reestruturação dos negócios.
Na verdade, a tecnologia da informação experimenta sua própria mudança de paradigmas: da computação individual para a integrada, da monolítica para a flexível, e das economias de escala aos requisitos de modularidade e escalabilidade.
Os sistemas individuais, desenvolvidos para suportarem departamentos isolados se tornarão obsoletos, à medida que esses departamentos interagem-se dentro da empresa. Os novos sistemas a serem desenvolvidos terão que suportar as necessidades de integração, comunicação e coordenação de grupos de trabalho espalhados pela organização.
As aplicações que antes ofereciam um conjunto monolítico de características e funções aos usuários deverão ser substituídas por outras mais flexíveis, capazes de atender tanto as necessidades dos usuários individuais quanto as dos grupos de trabalho. Sistemas que podiam anteriormente ser justificados pelas economias de escala associadas a um grande número de usuários fazendo a mesma coisa por um longo período de tempo, não serão mais válidos no novo paradigma. A necessidade de reconfigurar dinamicamente o grupo de trabalho favorecerá os sistemas que oferecem tanto modularidade quanto escalabilidade.
A computação e a Produtividade.
Está ocorrendo um fenômeno que influenciará os rumos da computação em todo o mundo. Os economistas estão surpresos com o ganho de produtividade no trabalho. O ganho vem crescendo lentamente, ano a ano. O que tem provocado isso é o enorme poder de computação alcançado e em destaque a popularização da utilização da Internet. O E_mail é atualmente a forma primária de comunicação escrita. Pessoas que utilizam essa tecnologia, enviam várias mensagens por dia, para diversas partes do planeta, em contrapartida, escrevem e enviam poucas cartas por mês. Algumas profissões, tais como jornalismo por exemplo, tiveram sua capacidade de pesquisa síntese e redação aumentada e os artistas gráficos aumentaram dezenas, talvez centenas de vezes sua produtividade. A elaboração de projetos de novos produtos reduziram em anos, os lançamentos de novos modelos de automóveis estão cada dia mais próximos. Tamanha a produtividade na elaboração, desenvolvimento e testes de projetos. Hoje, o valor econômico é melhor simbolizado por circuitos integrados miniaturizados, extraordinariamente complexos e por idéias - o software - que os utilizam. A maior parte do que nós entendemos como valor e riqueza, é intelectual e intocável. Resta somente aos governantes perceberem esse potencial e investirem em modernização da máquina administrativa em benefício da sociedade.
Esse material
trata-se de uma coletânea de artigos lidos, que foram publicados nos mais
variados (jornais, livros, etc.) . Não se assuste se encontrar aqui algo que
você escreveu ou publicou.
última atualização em 15 de setembro de 1999
E-mail:bertges@powerline.com.br
Luiz Antonio Bertges